Положення Трудового архіву Татарбунарської міської ради
1. Загальні положення
1.1. Трудовий архів Татарбунарської міської ради Білгород-Дністровського району Одеської області (далі - Трудовий архів) створено для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
1.2. Трудовий архів створюється за рішенням Татарбунарської міської ради, підпорядковується виконавчому комітету Татарбунарської міської ради, Татарбунарському міському голові та підзвітний і підконтрольний Державному архіву Одеської області та архівному відділу Білгород-Дністровської районної державної адміністрації.
1.3. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями Татарбунарської міської ради, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, Державного архіву Одеської області.
1.4. Трудовий архів є юридичною особою, має власні рахунки, печатку, штампи, бланки.
Місцезнаходження: Україна, Одеська область, Білгород-Дністровський район, місто Татарбунари, вулиця Центральна,80.
1.5. Фінансовий супровід Трудового архіву здійснюється відділом бухгалтерського обліку, економічного розвитку та фінансової звітності виконавчого комітету (апарату) Татарбунарської міської ради.
1.6. Кадровий супровід Трудового архіву здійснюється організаційним відділом виконавчого комітету (апарату) Татарбунарської міської ради.
1.7. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з архівним відділом Білгород-Дністровської районної державної адміністрації та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву Одеської області, архівному відділу Білгород-Дністровської районної державної адміністрації.
2. Завдання Трудового архіву
2.1. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.
2.2. Додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
2.3. Здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Одеської області, архівним відділом Білгород-Дністровської районної державної адміністрації Одеської області.
2.4. Здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства.
2.5. Здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.
2.6. Веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву.
2.7. Здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності.
2.8. Забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції.
2.9. Здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві.
2.10. Проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Білгород-Дністровської районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
2.11. Веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних.
2.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
2.13. Здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві.
2.14. Організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях.
2.15. Інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву.
2.16. Проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян.
2.17. Видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб.
2.18. Забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.
2.19. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
3. Трудовий архів має право
3.1. Надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву.
3.2. Укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому положенню.
3.3 Приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб.
3.4 Брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом.
3.5. Брати участь у нарадах, які проводять Татарбунарська міська рада, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів Одеської області, архівний відділ Білгород-Дністровської районної державної адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
3.6. Одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).
3.7. Залучати спеціалістів інших структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, об’єднань громадян (за погодженням їхніх керівників) для розгляду питань, що належать до його компетенції.
3.8. Одержувати у встановленому порядку від виконавчих органів міської ради, органів статистики, підприємств, об’єднань, установ і організацій інформацію, необхідну для виконання завдань і функцій, передбачених цим Положенням.
4. У Трудовому архіві зберігаються
4.1. Документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території.
4.2. Виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства.
4.3. Документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством.
4.4. Довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
5. Організація роботи
5.1. Трудовий архів очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням Татарбунарського міського голови відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
5.2. Завідувач Трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
3) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
4) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю;
5) бере участь у засіданнях виконавчого комітету міської ради, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції Трудового архіву;
6) виконує інші повноваження відповідно до покладених на нього завдань окремими рішеннями ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Татарбунарського міського голови.
6. Взаємовідносини з іншими відділами
6.1. Трудовий архів взаємодіє з іншими виконавчими органами Татарбунарської міської ради, територіальними органами виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності.
7. Фінансове та матеріально –технічне забезпечення діяльності Трудового архіву
7.1. Трудовий архів фінансується за рахунок коштів місцевого бюджету Татарбунарської міської ради, виділених на його утримання.
7.2. Трудовий архів володіє і користується майном, що знаходиться в його оперативному управлінні, Розпорядження майном здійснюється відповідно до положень чинного законодавства України.
7.3. Штатний розпис Трудового архіву затверджує міський голова з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
7.4. Оплата працівників Трудового архіву здійснюється відповідно до чинного законодавства.
8. Заключні положення
8.1. Покладення на Трудовий архів обов’язків, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань фахової діяльності Трудового архіву, не допускається.
8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому законодавством України.
8.3. Реорганізація чи ліквідація Трудового архіву здійснюється на підставі рішення Татарбунарської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
