Додаток

 до рішення Татарбунарської міської ради

 від “__22__” _лютого_ 2016 року

 № __50__ - VІI

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

 

про відділ з питань діловодства та контролю – секретаріат ради та виконавчого комітету Татарбунарської міської ради

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Відділ з питань діловодства та контролю – секретаріат ради та виконавчого комітету Татарбунарської міської ради (далі Відділ) створюється міською радою, у відповідності до частини четвертої статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та є виконавчим органом міської ради, підзвітним та підконтрольним їй, підпорядковується виконавчому комітету міської ради та міському голові.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, цим Положенням та іншими нормативними актами, які регламентують діяльність органів місцевого самоврядування та роботу відділу.

1.3. Положення про Відділ, структура, штатна чисельність та фонд оплати праці затверджуються міською радою.

1.4. Ліквідація та реорганізація Відділу здійснюється на підставі рішення міської ради.

1.5. Робота Відділу здійснюється відповідно до перспективних оперативних (місячних) планів.

1.6. Діловодство Відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.

1.7. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи виконавчого комітету міської ради очолює начальник, який призначається та звільняється з посади розпорядженням міського голови за результами конкурсу або за іншою процедурою передбачену законодавством.

1.8. Посадова інструкція начальника Відділу затверджується міським головою, посадові інструкції спеціалістів відділу затверджуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

1.9. Відділ правами юридичної особи не наділено.

1.10. Відділ має круглу печатку «Канцелярія».

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

Основними завданнями відділу є:

2.1. Організація діловодства у виконавчому комітеті міської ради.

2.2. Документаційне та організаційно-технічне забезпечення діяльності міської ради, її виконавчого комітету.

2.3. Ведення архівної справи у виконавчому комітеті міської ради.

2.4. Здійснення контролю за обов’язковим додержанням у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і діловодних процесів.

2.5. Організація передачі та прийому інформації за допомогою наявних каналів електронного зв’язку, збереження інформації в електронному вигляді.

2.6. Підготовка проектів рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.

2.7.Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.

2.8.Організація особистого прийому громадян міським головою, заступником міського голови та керуючим справами (секретарем) виконкому.

2.9.Забезпечення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.

2.10. Організація діловодства по запитам на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації.

2.11.Інформування міського голови, його заступника, керуючого справами (секретаря) виконкому про стан роботи із зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

2.12.Надання методичної допомоги відділам, управлінням, службам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам з організації роботи із зверненнями громадян і особистого їх прийому.

2.13. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Секретаріату Президента України, актів центральних органів виконавчої влади, запитів, звернень народних депутатів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, (далі контрольні документи), а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів, внесення пропозицій щодо їх усунення.

2.14. Підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання документів.

2.15. Інформування міського голови про стан виконання документів структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.

2.16. Забезпечення планування структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету Татарбунарської міської ради.

2.17. Удосконалення форм та методів організаційної роботи структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.

2.18. Видача громадянам довідок у відповідності до Порядку, затвердженого розпорядженням міського голови.

3. ФУНКЦІЇ

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Забезпечує організацію діловодства у виконавчому комітеті міської ради згідно з Інструкцією ведення діловодства у виконавчих органах міської ради і діючих стандартів та правил.

3.2. Здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної і вихідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов’язків міському голові, заступнику міського голови, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету міської ради та виконавцям.

3.3. Здійснює коригування, реєстрацію, облік, систематизацію і зберігання протягом встановленого строку протоколів сесій міської ради, протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.

3.4. Веде реєстраційні картотеки вхідної і вихідної кореспонденції, рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.

3.5. Здійснює прийом і передачу інформації в електронному вигляді облдержадміністрації, райдержадміністрації її структурним підрозділам, підприємствам, установам і організаціям.

3.6. Забезпечує організаційно-технічне обслуговування прийому громадян керівництвом виконавчого комітету; веде облік пропозицій, заяв і скарг громадян, які надходять до виконавчого комітету.

3.7. Здійснює контроль за строками розгляду звернень громадян і виконанням рішень, які прийняті по заявам, пропозиціям та скаргам громадян.

3.8. Аналізує і узагальнює пропозиції, заяви і скарги громадян; доводить дані аналізу до відома керівництва виконавчого комітету;

3.9. За дорученням міського голови перевіряє у структурних підрозділах виконкому стан організації діловодства і контролю за виконанням актів вищих органів, рішень ради, розпоряджень міського голови, рішень виконкому і службових документів.

3.10.Забезпечує культуру діловодства, впроваджуючи наукову організацію праці, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників структурних підрозділів виконавчого комітету.

3.11 Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті виконавчого комітету, готує звіти, інформації по питанням діловодства, контролю за строками виконання службових документів.

3.12. Надає пропозиції щодо забезпечення структурних підрозділів виконавчого комітету міської  ради засобами оргтехніки;

3.13. Підтримує в належному стані комп’ютерне обладнання виконавчого комітету.

3.14. У разі необхідності подає пропозиції по вирішенню проблем, пов’язаних з ремонтом та обслуговуванням комп’ютерного обладнання, модернізацією та нововведеннями у цій сфері;

3.15.Веде протоколи засідань апаратних засідань, облік та контроль доручень міського голови.

3.16.Здійснює моніторинг та контроль за:

3.16.1. Своєчасним поверненням структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради оригіналів відпрацьованих документів.

3.16.2. Обов’язковим додержанням у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, у комунальних підприємствах міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкцією з ведення діловодства у виконавчих органах міської ради.

3.17. Узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу в виконкомі міської ради.

3.18. Аналізує організацію ведення діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, у комунальних підприємствах міської ради, вносить пропозиції щодо його вдосконалення.

3.19. Здійснює друкування та розмноження рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках, видає копії і витяги з прийнятих рішень і розпоряджень.

3.20. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, контроль за якими покладено на відділ.

3.21. Перевіряє стан виконання документів структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.

3.22. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, про хід виконання контрольних документів.

3.23. Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.

3.24. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, заступника міського голови, секретаря та керуючого справами виконавчого комітету міської ради про хід виконання контрольних документів.

3.25. Забезпечує організаційно-технічну підготовку сесій міської ради, засідань виконавчого комітету міської ради, нарад та інших заходів, що проводяться виконавчим комітетом та міською радою.

3.26. Вивчає у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, у комунальних підприємствах міської ради стан організації ведення діловодства, контролю за документами і організаційної роботи.

3.27. Готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради про затвердження перспективних (річних) планів основних заходів виконавчого комітету міської ради, про виконання квартальних планів роботи виконавчого комітету міської ради.

3.28. Організовує проведення семінарів-нарад з керівниками та спеціалістами структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.

2.29. Веде облік запитів на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації ”, проводить моніторинг строків виконання документів та своєчасно інформує міського голову.

3.29. Виконує інші функції, які випливають з покладених на відділ завдань.

4. ПРАВА

Відділу надаються права :

4.1. Брати участь в роботі засідань міської ради, виконавчого комітету міської ради, в нарадах та семінарах, які проводить міський голова та його заступник.

4.2. Надавати на розгляд міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові пропозиції, проекти рішень та розпоряджень з питань діловодства, контролю і організаційної роботи.

4.3. Проводити інструктування, консультації, надавати методичні рекомендації з питань діловодства, контролю і організаційної роботи структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, комунальним підприємствам міської ради.

4.4. Знайомитись зі станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням документів у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міської ради.

 

4.4.Відповідно до планів роботи виконавчого комітету та за розпорядженням керівництва проводити в структурних підрозділах виконавчого комітету перевірки виконання документів та роботи з реагуванням на запити і звернення депутатів міської ради.

4.5.Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету.

4.6. Одержувати від структурних підрозділів виконавчого комітету пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів, та стану роботи з реагування на запити і звернення.

4.7.Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів виконавчого комітету, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення.

4.8..Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення депутатів.

4.9.Подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань діловодства та контролю в структурних підрозділах виконавчого комітету.

4.10.Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб виконавчого комітету.

4.11.Повертати на доопрацювання структурним підрозділам проекти рішень, розпоряджень та інші документи, які подані з порушенням вимог регламенту виконавчого комітету та інструкції з діловодства виконавчого комітету Татарбунарської міської ради.

5. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади розпорядженням міського голови з дотриманням вимог трудового законодавства, законодавства про державну службу та службу в органах місцевого самоврядування.

5.2. Начальник відділу є посадовою особою місцевого самоврядування, правовий статус якої визначається Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.3. Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу.

5.4. Єдині засади діяльності, обсяг функціональних обов’язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність особи, яка займає посаду начальника відділу встановлюються його посадовою інструкцією з дотриманням позицій цього Положення.

5.5. Начальник відділу має право:

5.5.1. Представляти відділ у міській раді, у виконавчому комітеті міської ради.

5.5.2. Знайомитися зі станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням документів у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради та вимагати від їх спеціалістів виконання встановлених правил роботи з документами.

5.5.3. Запитувати та отримувати від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, організацій відомості, які стосуються діяльності відділу або необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

5.5.4. Вносити пропозиції міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові щодо вдосконалення роботи відділу.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

6.1. Відділ несе відповідальність за виконання покладених на нього завдань.

6.2. За порушення трудової та виконавської дисципліни, обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням, працівники відділу притягаються до відповідальності згідно з законодавством України.

7. ВЗАЄМОДІЯ

7.1. Відділ взаємодіє з структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, підприємствами всіх форм власності, установами і організаціями з питань, що віднесені до компетенції відділу.

7.2. Отримує від структурних підрозділів виконавчого комітету, підприємств всіх форм власності статистичну та оперативно-довідкову інформацію з питань, що віднесені до компетенції відділу у відповідності до регламенту роботи виконавчого комітету міської ради, рішень міської ради,виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

7.3. Готує і надає у визначені терміни за дорученнями листи, довідки, звіти, статистичну та оперативно-довідкову інформацію до відділів і управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрації  та інших закладів.

7.4. Узгоджує проекти рішень міської ради з секретарем міської ради, головами постійних комісій міської ради, головним спеціалістом-юристом виконавчого комітету міської ради.

 

7.5. Узгоджує проекти рішень виконавчого комітету міської ради, проекти розпоряджень міського голови з секретарем, керуючим справами, головним спеціалістом-юристом виконавчого комітету міської ради, за необхідністю – з іншими посадовими особами.